兩個兒子的爸

簡報是一種溝通的工具，如何善用此一工具達成上司所交付的任務，是上班族工作生涯中必備的一項基本功夫。

 

何謂「簡報」？望文生義，所謂簡報就是「簡單的報告」。也就是在充分的準備下，以簡潔扼要的方式，傳達有意義的訊息，達成溝通的目的。

 

要做一場成功的簡報，需要在簡報前充分準備，在簡報過程中適切表達，這不僅需要周延的規畫及準備，更需要長期練習。

 

根據經驗，準備一場好的簡報規畫流程包括：分析簡報對象、確定簡報目標、擬定簡報大綱、蒐集並選擇素材、組織簡報資料、決定簡報方式，最後進行預演及修正。

 

簡要說明如下：

 

一、分析簡報的對象：分析的重點包括聽眾人數、興趣重點、背景、年齡與階層、對議題的了解程度等等。

 

二、確定簡報的目標：簡報目標要先確立，才能提高簡報的效果，而設定目標要實際，這包括有多少時間可以準備、有多少時間可以簡報、要切合簡報對象的知識及背景。

 

三、擬定簡報的大綱：根據主題，擬定內容大綱。在研擬過程中，可參考麥肯錫公司MECE的思考原則。亦即大綱之間彼此獨立，但無遺漏（mutually exclusive, collectively exhaustive），當然也要符合邏輯的推理。

 

四、蒐集並選擇素材：簡報內容應該講聽眾希望知道的、而非講你所知道的，也需要注意掌握準備及簡報的時間、時刻將簡報對象及其興趣存在心中、備用資料也要充分。

 

五、組織簡報的資料：重點包括隨時檢視簡報內容與目標的關聯性、重點內容須一致、結論建議要明確、概念要有條理、主張的內容要易於實踐。

 

六、決定簡報的方式：需考量聽眾注意力的時間分布，規劃最有效的方法來傳達訊息，陳述主張須簡短用力，多用聽眾熟悉的觀念與語言，以生活上的事件當例證（童話、故事或寓言），儘量多運用影像輔助器材。

 

七、簡報預演及修正：簡報前須預先演練並做必要修正，主要目的為增強信心，避免慌亂，也可藉此發現簡報資料上的瑕疵，並檢核簡報邏輯是否合理。以本公司為例，為了維持簡報品質，同仁在正式簡報前須進行預演審核，以決定是否進行再一次預演或可直接上場。

 

俗諺「台上十分鐘、台下十年功」，簡報能力也是如此。雖然現在的科技進步，提供了許多美輪美奐的簡報軟體與圖片可以吸引觀眾的目光，但簡報的主體還是簡報者與其所要表達的內容，唯有不斷練習、修正、練習、再練習，才能夠有傑出的表現。

 

（作者是資策會MIC資深產業顧問兼所長）