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讓主管放心把工作交代給你
作者:濱田秀彥(Hamada Hidehiko) 出處:商周出版
在職場上,大家覺得最麻煩的「報告・連絡・相談」=「報連相」。要如何做好「報連相」呢?13撇步穩紮穩打,讓你成為主管最信任的辦公室紅人。
要是被主管念:「你都沒有做到『報連相』。」心裡一定很不是滋味吧?感覺自己好像被當成職場菜鳥看待,何況總覺得「報連相」只是費時費力的做白工,從中得到的好處幾乎是零。但嚴格要求下屬做到「報連相」的主管現在卻有增加的趨勢,原因很簡單,因為主管們越來越無法掌握下屬的工作狀況。
而罪魁禍首就是手機與電子郵件。我甚至聽過有主管抱怨:「手機和電子郵件根本是主管們的大敵。」在從前的職場,主管只要旁聽下屬在公司講電話的內容,就能夠大致掌握下屬與客戶的關係、企劃案的執行進度以及公司內部同事間的溝通狀況。
然而現代的下屬都是悶不吭聲地面對電腦工作,加上公事上的連絡有時會直接透過手機,主管無從得知下屬和誰連絡了什麼,要掌握工作狀況變得難如登天。但無法掌握狀況就無法管理下屬,因此對主管而言,唯一的訊息來源管道,就是等著下屬做好「報告、連絡、相談」的動作。
當期望得到「報連相」的主管,遇上懶得「報連相」的下屬,彼此的認知落差對工作和人際關係都會造成不良影響。要是輕忽其重要性,很可能導致意想不到的重大損失。
13撇步讓主管放心把工作交代給你
01.希望你在被關切狀況之前便主動報告
「報告」就是面對主管所做的「自我宣傳簡報」。
看準主管重要會議的三天前報告自己目前的工作狀況,讓主管覺得你是個機伶的下屬。
02.希望你交代現況
報告時要清楚區分「現況」與「個人建議」。
把現況數字化,敘述中不摻雜個人感想或臆測等抽象修飾,據實以報。
03.希望你發言時以「我」開頭
發言時以「我」當主詞開頭。
清楚明確、強而有力地說出你的意見。
04.希望你講實話
向主管報告壞消息的正確流程:
道歉、報告目前狀況、解釋發生經過。
05.希望你壞消息要早點講
隱瞞壞消息不讓任何人知道, 是相當痛苦的。
盡早告訴主管,是為了你自己好。
06.希望你做到「中途回報」
不必長篇大論,不用花太多時間,大約寫二十個字左右的報告就好。
記得不時中途回報給你的主管,讓他安心。
07.希望你講重點
透過習慣性「統整文書內容」與常說「簡單講就是……」,
提升自己的統整能力。
08.希望你先講結論
簡報或報告時,以一句「我先講結論」開頭。
只是這樣的小動作,主管就會很滿意你的報告。
09.希望你不要擅自下決策
依照重要程度,把需要做決策的狀況分為A、B、C三個等級。
A是一定要問過主管,B是姑且通知主管一聲即可,C是可自行下決策。
10.希望你和我商量過的事,能讓我知道後續
如果事情尚未得到結果,記得給對方中途回報;
如果事情結果不如預期,更應該委婉告知對方,讓對方願意日後繼續給你建議。包括主管在內,曾經給過你建議的人都是非常重要的人脈,務必珍惜待之。
11.希望你的電子郵件主旨明確,重要的事寫在最前面
郵件主旨盡量使用專有名詞,並加上特殊符號。
把主要需求等重要事項在本文開頭的五行之內寫完,以避免主管忽略了你的重要訊息。
12.希望你CC過來的電子郵件副本,偶爾能夠加上一、兩句自己的意見
偶爾向主管口頭報告CC郵件裡沒提到的構想或期望,
讓雙方隨時擁有共識,以降低風險。
13.希望你同在辦公室裡就多用口頭溝通,不要都透過電子郵件
商量或討論公事時,第一選擇是口頭溝通方式,
不但省時,主管也會很開心。
(本文選自第一章,陳若雲整理)
作者︰濱田秀彥(Hamada Hidehiko)
HUMAN TEC股份有限公司社長。一九六○年東京出生,畢業於早稻田大學教育學部。曾任職於住宅改建工程公司,為當時最年輕的分店店長。之後轉換跑道,進入知名人力開發公司,在超級業務員的繁忙工作之餘,一邊習得企業教育訓練的know-how。一九九六年成立公司,目前為企業管理與溝通技巧研習營的專門講師,活躍於階層別教育訓練、簡報技巧、口語表達技巧等領域,每年舉辦一百五十多場的演講,截至目前指導過的學員超過一萬七千人。主要著作包括《職場新人教戰手冊:這麼做保證不出錯》、《課長的守則》(以上為河出書房新社出版)以及《主任與課長的教科書》(光文社出版)等書。
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