電子郵件是工作者每天都會使用的主要微型訊息，但卻不是每個人都懂得正確的使用技巧。王爾德曾言：「如果你想在世上贏得聲譽與名望，別錯過任何推銷自己的機會。」一封好的電子郵件，就能讓你在辦公室就打開人脈。
在《微寫作》中克利斯多福．強森（Christopher Johnson）認為，微型訊息變成一種手段，用簡單的言語、文字讓對方想要進一步更認識你。
而電子郵件是工作者每天都會使用的主要微型訊息，但卻不是每個人都懂得正確的使用技巧。事實上，正如作家王爾德曾言：「如果你想在世上贏得聲譽與名望，別錯過任何推銷自己的機會。」而一封好的電子郵件，就可以讓你待在辦公室對外打開人脈。
《寫出好業績：業務老鳥、菜鳥都要懂的銷售信函寫作術》作者蘇．赫許可維茲寇爾（Sue Hershkowitz-Coore）表示，撰寫電子郵件，你得「穿上對方的鞋子」，給他想知道的資訊，因此《畫出答案來》作者池田千惠建議，身為作者，你得先幫讀者畫重點、排列優先順序，因此她建議應用英文寫作的5W1H法則，意即：你要寫給誰（Who）、你為什麼要寫給他（Why）、你要達成什麼目的（What）、你要如何勾起他的興趣（How）、你想與他相約在哪裡見面、什麼時候（When、Where），用這樣的組合，打造一目瞭然的電子郵件寫作格式。
真誠，建立信任關係
赫許可維茲寇爾進一步提醒，一封好的郵件內容簡要，但務必包含真誠的心意，若對方能感受到你的誠意，信件內容就比較容易被認真看待，所謂「真誠的心意」，他認為是能「觸動共同連結點的內容」，用《簡報聖經》作者南西．杜爾特（Nancy Duarte）的形容：「在彼此間建立一條信任的道路，讓對方覺得『跨到你這邊很安全』」。
客戶購買的不是商品，而是商品帶來的效果，大多數人買東西都是「憑感覺」，而感覺得從信任開始建立。因此能觸發客戶的信件內容，勢必要從解決客戶問題出發，在標題中放進與對方相關的「一個」重點，勾起對方點開信件的動機。
進到內文後，得想清楚該封信件「想要達成的目的」是什麼？是保持聯絡、達成下次邀約的目的或是促成交易？點出明確的動機讓你們的關係圍繞著主軸前進；緊接著放進對對方來說的「好處」，單向地給予罐頭訊息完全是無用的，講出只有你能幫得上忙的事，「客製化」的內容才能拉近彼此距離。
最後，謹記「保持信件的完整度其實不需長篇大論」的原則，網路使得溝通變得便捷、也使人的耐心變少，大多數時候我們只是「掃過」眼前的文字，真正的訊息卻不會停留在心裡，因此，要使讀者停下來細細思考內容，你得精挑細選用字。
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