兩個兒子的爸

    每年四月最後一個完整星期的星期三，是西方行之有年的秘書節，為了肯定秘書在職場上的貢獻，主管們通常會在這一天為秘書送上賀卡或鮮花等禮物，也會請秘書吃一頓高檔的午餐；在台灣，這個風氣還不那麼興盛，但是隨著外商公司帶起的風潮，愈來愈多大公司會在這一天犒賞秘書，甚至舉辦秘書之夜的活動。

    然而回到現實，秘書不太可能像「穿著Prada的惡魔」裡的助理一樣，過著水深火熱的生活，但是要做一個稱職的專業秘書的確不簡單，除了要有良好的溝通協調能力、組織力、高EQ外，往往還要比別人多一顆心，面對如此漫蕪龐雜的工作，到底她們是怎麼辦到的呢？

    王慧如（人力銀行總經理秘書）

    資歷：2年多經驗法則：口風超緊 與人保持距離

    雖然擔任高階主管秘書只有2年多的資歷，但是，王慧如的專業表現卻讓人刮目相看。她說，因為自己是由空服員轉任，過去她得同時照顧一個客艙至少一兩百名乘客，每一位都不能得罪也不能疏忽，所以，練就一身察言觀色的好本領。

    無論事情如何繁雜，王慧如對待同事、接電話的語氣一貫和氣有禮，她認為每一份工作都是一種歷練，但是本身個性是否適合也很重要，要擔任秘書EQ不能低，否則捱了老闆罵就遷怒其他同事，那可不妙。同時，當秘書之前最好有工作經驗，在分寸拿捏上比較不會出錯。

    不過，王慧如認為要當一個稱職的高階主管秘書，有一點非常重要，就是口風要緊，因為秘書時常會先接觸到還不能公開的公司機密，也很容易成為其他同事打探消息的對象，所以，她的原則是與人為善，但是保持適度的距離，即使私下交好的同事也儘量避免談公事，被問到敏感的問題，她會裝傻，或者直接拜託同事不要為難她。「戰戰兢兢」四個字，是王慧對自己秘書生活的形容。

    ★如何讓自己成為老闆的左右手？

    王慧如表示，外在的部分，可以多上秘書專業課程、取得秘書認證，學習更多公關、禮儀、時間管理、文件管理等專業技能；內在的部分，要多瞭解老闆的個性，取得老闆的信任，才能先將雞毛蒜皮的小事過濾掉，讓老闆有更多時間處理決策大事。

    Samantha（銀行副總秘書）

    資歷：8年多經驗法則：在老闆要求前先幫他想好下一步

    從部門的英文秘書到高階主管的秘書，Samantha一直都是個令老闆放心的秘書，最主要的原因是她心思細膩，而且有著敏銳的觀察力，身為一名秘書，如果不能在老闆要求前先幫他想好下一步，而是凡事等老闆下指令，那就絕對稱不上專業了。

    Samantha認為自己運氣很好，遇到的老闆都很溫和，可是無論原來認不認識，至少都還得花上1、2個月熟悉老闆的個人習慣及做事方式。除了發揮天生的細心及耐心外，還得不斷地求進步。因此她常找時間充實自己的銀行專業知識，經手的每一份公文也都花心思看仔細，揣摩老闆會不會退件，然後決定是直接送進去批示或是請同事再行修改，這樣才能有效幫老闆節省時間。

    儘管遇到的老闆大多是公私分明的人，但是身為秘書，有時還是會幫老闆家人代為處理機票、準備飲料餐點、甚至幫忙轉帳、匯款等；不過，Samantha相信守好分際就能充分照顧老闆的需求，也可以避開外界所有不當聯想。

    ★如何讓自己成為老闆的左右手？

    對於Samantha來說，秘書工作最大的困難不是掌握老闆的習性，也不是與其他部門同事的溝通，反而是處理客戶申訴以及媒體採訪的

    問題。例如，哪些申訴她可以放

    低姿態任客戶發發牢騷就好？哪些又得轉給相關部門處理？哪些採訪可以讓老闆直接面對，哪些又該有思索緩衝的時間……，這正是身為一個秘書最需要拿捏的訣竅。