兩個兒子的爸

WBS是什麼？以「旅行規劃」為例，如同家族開車旅行，家住台北如果只是近郊兜風，跳上車隨時可以出發，但如果要在台灣環島一周，長時間、長距離旅行，那應該會先查閱地圖，研究開車路線，然後劃分旅行階段。

 

但如何劃分呢？依照行程、縣界、時間、住宿、景點等等，無論依照什麼、使用何種方法，唯一能制訂出合理旅遊計畫，就是依自己想要得到的成果將旅行過程分解。這就是WBS。

 

WBS就是把一項大型、獨特的及執行困難、令人頭皮發麻的工作，轉變成許多小型的、簡便的、可執行及便於管理的工作單元，有助於專案的範圍管理及團隊建立，便於監控成本及進度，以及執行過程，大都用圖表及提綱方式呈現。

 

WBS的產出有三個步驟：首先是從最高層開始，就是列舉主要可交付成果。例如「打造花園景觀專案」，設計景觀、種植草坪、建造柵欄就是主要可交付成果。但往往開始分解是最困難的，因為可交付成果在分解時，如果專案經理經驗不足，常常感覺模擬兩可、似是而非，這時可能檢視以往的專案或是聽從專家建議為妥。

 

再來就是將「主要可交付成果」，分解並命名。如「打造花園景觀專案」，「種植草坪」是主要可交付成果，為了完成成果，再細分出第二層「栽種草坪」、「種植灌木」等等工作項目，然後再將第二層工作項目，分解成更低層次、詳細、必須的工作單元，也就是工作包的確立。這個階段往往會超出專案經理的專業能力範圍，所以需要專業技術人員協助，等專案分解成工作包後，再與專案團隊共同討論並建構完整的WBS。

 

最後是建構完整的WBS，所有工作包確定後，可以依照專案特性排列，有的專案強調階段，工作包就用完成時間序列組合；有的強調功能，工作包得用產品功能序列組合。所有工作包完成，專案就完成。但在建構時，要注意溝通的順暢度及團隊功能的發揮，若有妨礙，則須再考量排列組合。

 

在建構WBS過程，筆者被詢問最多的問題是，工作包的大小？依照經驗大約是8/80，也就是完成一項工作在8到80小時之間，也就是一到十天；或是每周開一次專案會議，則工作包不能超過一周，以便於管制。建構工作包還要注意，其工時要便於估計、工作便於分配、進度便於追蹤。也就是將專案分解成更小、更有意義且可以管理的工作。

 

（作者邱伯浩是TPMA產業策略聯盟副主委，http://tw.myblog.yahoo.com/doctor1025）